Kontierungsstempel

Welcher Kontierungsstempel passt zu Ihren Belegen?

Die passende Ausführung hängt davon ab, welche Angaben regelmäßig auf den Rechnungen, Belegen oder internen Unterlagen stehen sollen.

Häufig gewählte Varianten sind:

• Kompakter Buchungsstempel: für Konto, Betrag und Datum
• Kontierungsstempel mit Tabelle: für Konto, Gegenkonto, Kostenstelle und Summe
• Stempel für die Rechnungsprüfung: für Prüfung, Freigabe und Unterschrift
• Rechnungsstempel mit festem Vermerk: etwa „Gebucht“, „Geprüft“ oder „Überwiesen am“
• Kontierungsstempel mit Datum: für wechselnde Buchungs-, Prüf- oder Freigabedaten

Für wenige Angaben genügt meist ein kleines Modell. Mehrere Spalten, längere Bezeichnungen oder Unterschriftsfelder benötigen mehr Abdruckfläche. Planen Sie genug Platz für handschriftliche Einträge ein.

Buchungsstempel, Buchhaltungsstempel oder Rechnungsstempel?

Die Begriffe werden im Büroalltag oft ähnlich verwendet. Wichtig ist vor allem, welche Angaben auf dem Abdruck stehen sollen.

Ein Kontierungsstempel für die Buchhaltung hilft bei der Zuordnung von Belegen. Typische Angaben sind Konto, Gegenkonto, Kostenstelle, Betrag und Buchungsdatum.

Ein Buchungsstempel ist oft einfacher aufgebaut. Er enthält kurze Vermerke wie „Gebucht“, „Erfasst“ oder „Bezahlt“.

Ein Buchhaltungsstempel oder Rechnungsstempel fasst mehrere Bearbeitungsschritte zusammen. Dazu gehören zum Beispiel Kontierung, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Unterschrift.

Wählen Sie Ihren Stempel für die Buchhaltung deshalb nach den Angaben aus, die regelmäßig auf Rechnungen und Belegen stehen sollen.

Welche Angaben sollten enthalten sein?

Ein übersichtlicher Entwurf lässt sich schneller ausfüllen und später leichter lesen. Nehmen Sie daher nur die Felder auf, die im täglichen Einsatz wirklich gebraucht werden.

Typische Angaben sind:

• Konto und Gegenkonto
• Kostenstelle
• Betrag
• Belegnummer
• Buchungs- oder Prüfdatum
• geprüft von
• freigegeben von
• sachlich und rechnerisch richtig
• überwiesen am

Arbeiten mehrere Personen mit demselben Modell, sollten die Bezeichnungen eindeutig sein. Größere Felder für Kürzel oder Unterschriften zeigen später schneller, wer etwas geprüft oder freigegeben hat.

Stempel für Rechnungsprüfung und Freigabe

Ein Stempel zur Rechnungsprüfung fasst mehrere Prüfschritte direkt auf dem Beleg zusammen. So ist sichtbar, wer die Rechnung geprüft, freigegeben oder zur Zahlung angewiesen hat.

Ein Stempel für die Rechnungsprüfung enthält Felder für sachliche Prüfung, rechnerische Prüfung, Konto oder Kostenstelle, Datum, Freigabe sowie Name, Kürzel oder Unterschrift.

Der Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig“ steht für zwei Kontrollen: Sachlich richtig heißt, dass Ware, Leistung oder Rechnungsinhalt geprüft wurden. Rechnerisch richtig bedeutet, dass Beträge, Steuern und Summen kontrolliert wurden.

Beide Prüfschritte sind damit direkt auf dem Beleg sichtbar.

Kontierungsstempel mit oder ohne Datum?

Ein Stempel mit verstellbarem Datum ist sinnvoll, wenn das Prüf-, Buchungs- oder Freigabedatum direkt auf dem Beleg stehen soll. Das Datum lässt sich über verstellbare Datumsbänder per Hand anpassen. Die übrigen Texte bleiben gleich.

Ein Kontierungsstempel mit Datum passt besonders zu Eingangsrechnungen, Buchungsfreigaben, Prüfvermerken und Zahlungskontrollen.

Wird das Datum bereits vollständig in Ihrer Buchhaltungssoftware dokumentiert, reicht häufig ein Modell ohne Datumsfunktion. Dadurch bleibt mehr Platz für feste Texte, Tabellen oder Unterschriften.

Selbstfärber oder Handstempel?

Für die regelmäßige Nutzung im Büro ist ein Selbstfärber meist die bequemere Wahl. Das Stempelkissen befindet sich im Gehäuse, sodass der Stempel direkt einsatzbereit ist.

Bei einem Handstempel nutzen Sie ein separates Stempelkissen. Diese Ausführung ist sinnvoll für besondere Abdruckfarben oder große Formate. Die passende Stempelfarbe können Sie direkt mitbestellen.

Als Orientierung gilt:

• Regelmäßige Nutzung: Selbstfärber
• Wenige Abdrücke: kompaktes Standardmodell
• Große Tabelle: größerer Selbstfärber oder Handstempel
• Spezielle Farbe: Handstempel mit passendem Kissen

Kontierungsstempel online gestalten und bestellen

Nutzen Sie eine vorhandene Vorlage oder passen Sie den Abdruck an Ihren internen Prozess an. Möglich sind feste Texte, Linien, Tabellen, Datumsfelder, Namen, Kürzel, Abteilungen und Firmenlogos.

Prüfen Sie vor der Bestellung, ob alle Bezeichnungen gut lesbar sind, genug Platz für handschriftliche Einträge bleibt und das Format zu Ihren Rechnungen und Belegen passt. Entscheiden Sie außerdem, ob ein verstellbares Datum gebraucht wird.

Wird der Entwurf zu dicht, reduzieren Sie die Angaben oder wählen Sie ein größeres Modell. Eine klare Aufteilung ist im Arbeitsalltag hilfreicher als möglichst viel Inhalt.

Gestalten Sie Ihren Kontierungsstempel online und kontrollieren Sie die Vorschau. So sehen Sie vor der Bestellung, ob Texte, Linien und Abstände zu Ihrem Ablauf passen. Bei Fragen zur passenden Ausführung beraten wir Sie gerne.

Textplatte und Stempelkissen wechseln

Bei vielen Selbstfärbern lassen sich Textplatte und Kissen austauschen. Das ist praktisch, wenn sich Konten, Zuständigkeiten oder interne Abläufe ändern.

Setzen Sie bei einer neuen Textplatte auch ein neues Ersatzkissen ein. Die bisherige Platte hat sich bereits in das Kissen eingedrückt. Mit neuer Textplatte und altem Kissen wird der Abdruck zu ungleichmäßig für ein sauberes Stempelbild.